Het Seauton Alfabet - De letter 'E'

De E voor Essentiële kenmerken van een meetingplanner

Achter elke succesvolle conferentie of zakelijke bijeenkomst schuilt een ervaren meetingplanner. Wat is er nodig om expert te worden op het gebied van professionele evenementplanning? Dit zijn de essentiële kenmerken van een succesvolle meetingplanner.

1. Meester-onderhandelaar
   De locatie is erg belangrijk bij het plannen van een evenement, maar heeft zijn prijs. Een goede meetingplanner slaagt er echter in de beste voorwaarden te onderhandelen. Hij regelt je een eerlijke prijs, de hotelkamers met het beste uitzicht, gratis upgrades en flexibele afspraken.
2. Cijfertovenaar
   Het budget in balans houden kan een echte uitdaging zijn wanneer je een evenement plant. Een goede meetingplanner ontwerpt je zakelijke evenement rond de beschikbare middelen en niet andersom. Hij bestudeert contracten met leveranciers, berekent de juiste prijzen en bespaart als het moet op evenementkosten.
3. Creatief met strategische visie
   Een professionele planner combineert een creatieve geest met sterke strategische vaardigheden. Hij komt met frisse ideeën, zoekt naar onverwachte locaties en voegt originele details toe aan jouw evenement, maar houdt zijn focus steeds op jouw zakelijke doelstellingen en op wat jij wilt bereiken.
4. Scherpe waarnemer
   Bij het plannen van evenementen maken zelfs de kleinste details een verschil. Daarom moet een ervaren meetingplanner veel aandacht hebben voor detail. Hij houdt van alles een checklist bij, om er zeker van te zijn dat er niets over het hoofd wordt gezien en alles soepel verloopt.
5. Hotspot-jager
   Om de beste locaties, de meest charmante hotels en de meest voortreffelijke restaurants te vinden, moet een meetingplanner alles weten over de nieuwste hotspots, overal ter wereld. Om op de hoogte te blijven maakt hij gebruik van zijn netwerk en is hij altijd op zoek naar nieuwe locaties op blogs, websites en in tijdschriften.
6. Van alle markten thuis
   Leveranciers briefen, de logistiek van je zakelijk evenement plannen, maar ook de geluids- en lichtinstallatie testen, wat extra apparatuur of meubilair helpen binnendragen en helpen opruimen na de meeting. Een succesvolle meetingplanner is van alle markten thuis en is niet bang om de handen uit de mouwen te steken.