Dertig jaar geleden begon Maarten Vanneste een videoproductiebedrijf in Turnhout. Vandaag is zijn ABBIT Meeting Innovators uitgegroeid tot een vaste waarde met een team van 10 mensen (en talloze freelance medewerkers). Abbit doet veel meer dan video, ze werken aan de architectuur en de inhoud van meetings. Maarten is ook de bezieler van het Meeting Design Institute, een ledenvereniging die de professionalisering van de sector ondersteunt.

Op tafel in de vergaderruimte van ABBIT Meeting Innovators liggen Legoblokjes (Lego Serious Play). Verder nog enkele Catchboxes (microfoons in een zachte kubus, op een podium gooi je die van de ene spreker naar de andere) en een stapel opgeplooid karton, waar je stoeltjes kan mee maken. Als in een laboratorium worden tools verzameld die kunnen helpen om meetings inhoudelijk uit te tekenen of om meetings efficiënter en interactiever te maken.

Meeting Design is sowieso een belangrijk thema geworden in de MICE-industrie. Ook een MICE-kantoor als SEAUTON is daarmee bezig (zie SEAUTON case onderaan). Daarom klopte SEAUTON bij ABBIT aan voor een inspirerend gesprek met deze trendsetter in meeting design.

Maarten Vanneste: Bedrijven die geld uitgeven aan het organiseren van grote meetings en conferenties, beginnen steeds meer te denken in termen van meeting design en van Return On Investment. (ROI). Die beweging is ook theoretisch onderbouwd. Bij het Event Roi Institute van Elling Hamso bijvoorbeeld kan je daar een training rond volgen. Uitgangspunt is dat een conferentie vijf niveaus telt.

Om te beginnen moeten mensen goed gegeten hebben, of goed gelogeerd zijn, dat is fundamenteel. Ten tweede moeten ze iets leren en moeten ze een aantal mensen leren kennen. Daarna gaan ze naar huis en moeten ze met het geleerde en het nieuwe netwerk, iets doen, dat is niveau drie. Ten vierde moet wat ze doen, een impact hebben en tenslotte moet die impact ten goede komen aan de ROI.

Dat klinkt zeer logisch, maar hoe pas je deze principes nu concreet toe in Meeting Design?

Voor het design van meetings ga je de vragen in de omgekeerde richting af. Wat is de ROI die je als bedrijf wil? Welke impact is daarvoor nodig? Wat moeten de deelnemers daarvoor doen? Als ze dat moeten doen, wat moeten we hen dan leren? En in welke omstandigheden zullen ze dat het best leren?

Wat is in dit geheel de moeilijkste stap?

Niveau twee: wat moeten de deelnemers leren en wie moeten ze leren kennen? Dat is echt een moeilijke vraag. Ja, een keynote spreker vinden, dat lukt wel, maar de objectieven omschrijven…Wij stellen altijd vier stappen voor: de objectieven omschrijven en kwantificeren, de meeting in functie daarvan ontwerpen, de uitvoering en daarna ga je meten of het gelukt is.

Is deze manier van werken een trend?

Ik weet het niet. Je ziet het meer en meer, maar het gaat geleidelijk. Er zijn ondertussen opleidingen waar je event management kan studeren en daar begint men na te denken over meeting design en ROI. Een van de grote wereldspelers in de MICE, de Kenes Group, heeft net voor het eerst een vacature uitgeschreven en ingevuld voor een Meeting Architect.

In het bedrijfsleven zou het van bovenaf moeten komen. Een CEO zou moeten eisen dat over meetings en conferenties strategisch nagedacht wordt. Dat is vandaag zeker geen algemene business praktijk.

Wat wel een trend is, is het aanbod aan tools die helpen nadenken en werken rond meeting design.

Is Meeting Design of Meeting Architecture er gekomen onder economische druk?

Ja. Meetings zitten trouwens meer en meer in de klauwen van procurement. Vaak snappen die er niets van, maar wij hebben geen tegenverhaal. In elk geval zijn we vandaag allemaal aan het evolueren naar meer verantwoorde meetings, niet alleen financieel, ook ecologisch.

Wordt er nu minder voor zaken gereisd om ecologische redenen?

Integendeel. Je ziet steeds meer dat mensen die online een groep vormen, bijvoorbeeld via LinkedIn, op een dag zeggen: waarom zouden we niet eens in het echt samenkomen? Nieuwe meetings van nieuwe groepen. Het blijkt toch noodzakelijk te zijn om elkaar te ontmoeten.

Biedt de technologie nog steeds geen alternatieven?

Wel, je kan al heel wat doen. Bij ABBIT zetten we sterk in op de multi-hub-aanpak. Dat is eigenlijk een nieuw type meeting. We hebben dat gedaan voor een farmabedrijf, in Oost-Europa. Zes locaties en per locatie drie technici. De technologie die wij daar aanbieden, laat toe dat er echte een discussie ontstaat, alsof iedereen rond dezelfde tafel zit. Deelnemers kunnen reageren en via een ABBIT-laptop op de tafel, ideeën geven die iedereen al dan niet meteen ziet. Achteraf komen alle reacties netjes in een pdf, geen geknoei met post-its. We hebben ook een voting systeem waarmee vanop de verschillende locaties gestemd kan worden, die stemmen verschijnen dan meteen op het scherm. Het gaat veel verder dan samen naar presentaties kijken, er ontstaat een echt debat.

Multi-Hub is meer dan streaming. Het vergt goede facilitatoren ter plekke, maar wij geloven er sterk in.

Info: www.abbit.eu
Meeting Design Institute http://www.meetingsupport.org/
ABBIT is ook organisator van The FRESH conference (het internationale congres rond meeting design): http://www.thefreshconference.com/


Case: Seauton & de European Charcot Foundation

Voor de jaarlijkse vergadering van de Europan Charcot Foundation zorgt SEAUTON niet alleen voor de logistieke omkadering. In overleg met de voorzitter van de stichting werd beslist om de wetenschappelijke voordrachten tijdens het congres beschikbaar te maken via livestream en dat multi-hub. Op vijf locaties in Europese hoofdsteden volgden health care professionals samen het congres. Via de mobiele applicatie namen de aanwezigen in de verschillende hubs actief deel aan de vraag&antwoord-sessies. “Het meeting design hielp de European Charcot Foundation om haar missie te realiseren”, aldus Stefaan Decorte, Senior Project Manager bij SEAUTON. “Het doel van deze stichting is immers het verspreiden van wetenschappelijke kennis over Multiple Sclerosis. We hebben samen met de top van de Charcot Foundation duidelijke doelstellingen voor het congres vastgelegd en die dan vertaald naar meeting design. Dat is de toegevoegde waarde van onze samenwerking.”


Gerelateerde nieuwsberichten

In de hoofdkantoren in Wijgmaal, kondigde Seauton-oprichter Jan Samyn aan dat het bedrijf 1 miljoen euro investeert in de bedrijfsgroei. Lees verder
Interview Maud Licari van Four Seasons Hotels & Resorts Lees verder