Vooraf de locatie verkennen als je een event organiseert, het vraagt wat extra tijd, maar het is een absolute must. Om in te schatten hoe je event zal verlopen, hoe mensen zich zullen verplaatsen, hoe klantvriendelijk en oplossingsgericht het personeel is, … We geven je enkele tips om niets aan je aandacht te laten ontsnappen tijdens je volgende site inspectie.

1. Bereid je bezoek voor
Een site inspectie moet vaak snel gebeuren, en dan is een goede voorbereiding alles. Bepaal dus vooraf wat je wil bekijken, met wie en hoe lang en stel een prioriteitenlijst op van de vereisten voor de deelnemers, de sprekers, de vips, … Is de vergaderruimte geluidsdicht, hoe is de lichtinval, welke catering is er voorhanden, hoe zit het met de toegankelijkheid, zijn de hotelkamers ruim genoeg, enzovoort. Druk ze af in een overzichtelijke lijst, lees ze vooraf even door, duid de plaatsen die je gaat bezoeken al even aan op een kaart en hou contactgegevens bij de hand. Bel een halfuurtje voor je ter plaatse bent nog even om je bezoek te bevestigen. Vergeet ter plaatse ook geen foto’s te nemen, zo haal je achteraf de locaties niet door elkaar.

2. Onaangekondigd of gepland
Er zijn meeting planners die rotsvast geloven in onaangekondigde plaatsbezoeken, omdat ze zo een realistisch beeld zouden krijgen van de locatie. Daar is wel iets voor te zeggen, maar wij geven de voorkeur aan een gepland bezoek. Het grote voordeel: je bespaart massa’s tijd. Spreek dus af met je contactpersoon ter plaatse, zeg vooraf wat je wil zien en wat je belangrijk vindt.

3. Wat wil je zien en met wie
Plan je site inspectie in met de salesmanager en de eventplanner.
Moet je zeker bekijken:
- Hotelkamers: bezoek zoveel mogelijk kamertypes, ook degene die niet gerenoveerd zijn, zich nabij de lift bevinden of geen panoramisch uitzicht bieden. Tip: maak een foto van het grondplannetje aan de nooduitgang. Zo krijg je een goed idee van de lay-out. Als dat kan, blijf dan ook een keer slapen om zelf het comfort te ervaren.
- Vergader- en ontvangstruimtes: check ook de toegang en eventuele wegwijzers. Ga na of alle infrastructuur aanwezig is en maken afspraken over eigen branding.
- Meubilair: bekijk de meubels die beschikbaar zijn voor de meetings en het diner.
- Audiovisueel materiaal: vraag een prijslijst en voorwaarden van de huisleverancier en externe leveranciers. Vraag hoe het geluidssysteem en de verlichting werken, test de wifiverbinding, de akoestiek, de airco, en kijk of er buiten een ruimte is om de koffiepauzes te houden.
- Toegankelijkheid: probeer zelf de locatie te bereiken met het openbaar vervoer, check of er bars, restaurants, een park om te joggen in de buurt zijn en of er geen grote autostrade naast het hotel loopt.
- Catering: bepaal het eten en de wijn die je wil testen naargelang je budget en je wensen. Spreek met de chef en leg uit wat je wil.

5. Praat met de locals
Vraag je salescontact, de receptionist, … naar hun eigen favoriete plek in de omgeving, leuke restaurants en bars. Zo krijg je niet alleen de beste tips, het is ook een goeie manier om hen beter te leren kennen. Een voordeel als je er terugkeert met je groep.

6. Betalen voor een site inspectie
Betaal je bezoek en onderhandel eventueel om dat bedrag af te trekken van je factuur als het event uiteindelijk op die locatie plaatsvindt. Zorg ervoor dat je klant het belang van een plaatsbezoek begrijpt, en dat hij bereid is om in te staan voor de kosten van het transport, de accommodatie en de maaltijden.

7. En tot slot …
Plan je agenda niet te vol en voorzie een extra dag om de locatie van je voorkeur een tweede keer te bezoeken. Laat je contacten vooraf weten hoeveel locaties je in totaal bezoekt en vraag een volledige offerte. Een goede prioriteitenlijst is tot slot een must om je beslissing in alle objectiviteit te kunnen nemen.


Gerelateerde nieuwsberichten

Chief Global Strategist bij SEAUTON Lees verder
Interview Maarten Vanneste van ABBIT Meeting Innovators. Lees verder