Of je nu een product launch, een meeting, een congres of een event organiseert, als je jouw deelnemers of gasten een uitstekende ervaring wil bieden, is het zorgen voor vlotte travel arrangements een absolute “must”.

In de eerste plaats is dat natuurlijk een vlotte vlieg- en/of treinreis. Wil je écht een goede host zijn, dan komt er meer bij kijken, want wat eens jouw gasten gearriveerd zijn? Op eigen houtje naar de eindbestemming is prima, maar een transfer die staat te wachten geeft toch dat tikkeltje meer – het is een vorm van attentie die over het algemeen ten zeerste op prijs gesteld wordt.

Plus, een transfer regelen heeft voor jou als meeting & eventplanner ook een paar voordelen: je weet precies of en hoe jouw gasten arriveren, én je creëert voor jezelf de garantie dat dit alles vrij relax en ontspannen gebeurt: je gasten blijven gevrijwaard van overvolle metro’s of de stress die het wachten in een taxi rij met zich mee kan brengen of …

Bij Seauton werken we steeds met een vaste partner – die van ons is Europe Shuttle. Want niemand kan op 2 (laat staan meer) plaatsen tegelijk zijn en dus communiceren met een hele reeks chauffeurs terwijl een product launch, meeting, congres of event op volle toeren draait!

Inderdaad, de ervaring leert ons dat een belangrijke succes factor voor je evenement schuilt in de transportation arrangements die jij als meeting & eventplanner op “poten” (of beter gezegd: “wieltjes”) zet.

Daarom filterden we hier met plezier volgende Tips & Tricks voor jou uit, zodat bij jouw volgende evenement jouw event transportation ook op wieltjes lopen kan, net zoals bij ons!

Voor het evenement

- Kies een partner die ervaring heeft met het organiseren van transport voor grote evenementen. Ga bij voorkeur voor een leverancier die de volledige logistiek op zich kan nemen, inclusief het uitwerken van de routes, het inhuren van medewerkers, het voorzien van de nodige toelatingen, …

- Werk aan een goede verstandhouding met je transportpartner en betrek hem zo vroeg mogelijk bij de planning van je evenement. Een ervaren partner weet welke locaties vlot toegankelijk zijn, kent de beste routes naar de belangrijkste hotels en is vertrouwd met structurele verkeersproblemen op bepaalde plaatsen. Hij kan je dus helpen om de beste en meeste efficiënte routes uit te stippelen.

- Schenk tijdens de “site inspection” al aandacht aan de bereikbaarheid van de locatie. Heeft de locatie een privéparking? Zijn er werken of verkeersproblemen in de straten eromheen? Zijn er andere factoren die het transport kunnen beïnvloeden en waarmee rekening dient gehouden te worden?

- Bezoek de locatie een tweede keer één of twee dagen voor het eigenlijke plaatsvinden van jouw evenement. Soms wijzigt de plattegrond, zijn er plots wegenwerken, of zorgen andere onvoorziene omstandigheden ervoor dat de transportplanning moet worden aangepast.

- Voorzie een plan A, B en C. Identificeer “bottlenecks” en zwakke punten, en houd alternatieven klaar voor het geval je te maken krijgt met problemen.

Tijdens het evenement

Een coördinator ter plaatse is geen overbodige luxe! Bezorg hem of haar een deelnemerslijst, een overzicht van alle chauffeurs en het algemene telefoonnummer van jouw transportpartner. Is er een probleem, dan kan de coördinator contact opnemen met jouw transportpartner om een oplossing te zoeken voor het gestelde probleem door bijvoorbeeld een extra voertuig uit te sturen. Bovendien kan hij of zij dan jou of één van jouw collega-eventplanners op de hoogte brengen van eventuele vertragingen.

Gerelateerde nieuwsberichten

Livestreaming is een geweldige manier om een groter doelpubliek te bereiken voor je event. Lees verder
Als expert in het organiseren van congressen geven we maar wat graag enkele richtlijnen...(deel 1) Lees verder